Apostil, bir belgenin başka bir ülkede resmî olarak geçerli olabilmesi için “belgedeki imzanın ve mührün gerçekliğinin” tasdik edilmesi işlemidir. Bu sistemin kuralları, 6 Ekim 1961 tarihli Lahey Sözleşmesi ile belirlenmiştir.
Apostil uygulaması, yalnızca Sözleşmeye taraf ülkeler arasındaki resmi belgelerde geçerlidir. Yani bir belge, Apostil konulan ülkede kabul görmüşse, bu sistem üye devletlerde ekstra onaya ihtiyaç olmadan yasal geçerlilik kazanır.
Apostilde Bulunması Gereken Unsurlar
Apostil sertifikası üzerinde aşağıdaki bilgiler yer almalıdır:
- Belgenin düzenlendiği ülke
- Belgeyi imzalayan kişinin adı
- İmzayı atan kişinin sıfatı
- Belgeye basılan mührün ait olduğu makam
- Tasdik edilen yer
- Tasdik tarihi
- Apostili veren makamın adı
- Apostil numarası
- Apostili düzenleyen makamın mührü veya kaşesi
- Yetkilinin imzası
Apostil şerhinde başlık, Fransızca olarak “Apostille (Convention de La Haye du 5 Octobre 1961)” ifadesiyle yer almalıdır.
Türkiye’de Apostil Uygulaması
- Lahey Sözleşmesi, Türkiye tarafından 16 Eylül 1984’te Resmî Gazete’de yayımlanmış, 29 Eylül 1985 tarihinde yürürlüğe girmiştir.
- Sözleşme, “bir akit devlette düzenlenmiş ve başka bir akit devlette kullanılacak resmi belgeler” için Apostil uygulamasını öngörür.
- Amaç, ülkeler arasında belge tasdik işlemlerini kolaylaştırmak, bürokrasiyi azaltıp işlemleri hızlandırmaktır.
Apostil Uygulanabilecek Belgeler
Aşağıdaki resmi belgeler apostil konulabilir:
- Mahkeme, savcılık, adli makamlar tarafından düzenlenen belgeler
- İdari kurumların belgeleri
- Noter senetleri
- Özel kişilerce düzenlenen ancak resmi kayıt veya imza doğrulaması gerektiren belgeler
Ama bazı belgeler Apostil sistemine dahil değildir:
- Diplomatik ya da konsolosluk memurları tarafından düzenlenen belgeler
- Ticaret veya gümrük işlemlerine özgü idari belgeler
Yetkili Makamlar ve İşleyiş
- Her ülke, Apostil işlemine yetkili kurumları belirlemekle yükümlüdür.
- Bu kurumlar, yetki değişikliklerini Hollanda Dışişleri Bakanlığı’na bildirmelidir.
- Belgede Apostil varsa, başka hiçbir resmî tasdike gerek kalmaz (Lahey Sözleşmesi m.9).
Apostil işlemleri, Sözleşme’ye taraf ülkeler için geçerli olan bir onay sistemidir. Güncel bilgi, üye devlet listeleri ve yetkili makamlara HCCH’nin resmi sitesi üzerinden ulaşılabilir.